Fattura elettronica: per chi, quando, come funziona e perché è obbligatoria.

La fattura elettronica è diventata obbligatoria dal 1 gennaio 2019. Dopo le proroghe e una graduale estensione dell’obbligatorietà, la fattura digitale sostituisce di fatto quella cartacea in quasi tutti i settori produttivi, siano essi B2B che B2C. Di seguito vediamo quali sono i soggetti obbligati alla fatturazione digitale, qual è stato il percorso che culmina con la data del 1 gennaio 2019, come funziona e perché Unione Europea e Italia si sono preoccupate di digitalizzare questi documenti.

 Per chi è obbligatoria la fatturazione elettronica?

Professionisti, Commercialisti, Associazioni di categoria, Ordini professionali, Aziende e partita Iva sono obbligati alla fatturazione elettronica.
L’obbligatorietà, come leggeremo oltre, ha interessato prima le Pubbliche Amministrazioni, poi subappalti e subcontraenti delle PA e, dal 2019, gli operatori economici privati. Tra quest’ultimi aziende, freelance con partita Iva e appartenenti ad ordini professionali. Nel dettaglio l’obbligo di emissione della fattura digitale attraverso lo SdI dell’Agenzia delle Entrate è applicato a tutti i privati residenti, stabiliti e identificati in Italia.

I soggetti non obbligati all’e-fattura sono coloro che applicano i regimi forfettario, dei minimi o di vantaggio e coloro che hanno per oggetto cessioni di beni e prestazioni di servizi a non residenti in Italia (comunitari e non). Questi soggetti sono esonerati dall’obbligo di emissione, ma non di ricezione della fattura elettronica. Ciò vuol dire che dovranno comunque dotarsi di idonei strumenti tecnologici per ricevere tali documenti. Va peraltro aggiunto che probabilmente in futuro l’obbligo sarà esteso anche ai soggetti oggi esentati.

Ai consumatori finali (ad esempio il cliente di un ristorante) che necessitano di contabilizzare il costo come spesa di rappresentanza, la fattura elettronica è resa disponibile dai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate. Su richiesta potranno comunque ricevere una copia della fattura in formato cartaceo.

 Quando? Dopo la proroga, l’obbligatorietà nel 2019.

Fu la Legge finanziaria del 2008 ad accogliere l’invito dell’Unione europea, che incoraggiava gli stati membri a dotarsi degli strumenti necessari – tecnologici e normativi – per avviare il processo di digitalizzazione del ciclo degli acquisti.

Fu però, soltanto il 6 Giugno 2014, che scattò l’obbligo della fatturazione elettronica per le sole Pubbliche amministrazioni. Parte degli standard tutt’oggi presenti furono stabiliti all’epoca, quando si dispose che il documento digitale venisse elaborato in formato XML, secondo canoni decisi dalla Sogei (Società Generale d’Informatica controllata al 100% dal Ministero dell’Economia e delle finanze) e che lo SdI (Sistema di Interscambio) fosse il centro di ricezione, verifica e smistamento delle fatture elettroniche.

Nel 2017 la possibilità di digitalizzare le proprie fatture e comunicarle attraverso il Sistema di Interscambio è stata aperta facoltativamente a tutti gli operatori privati.

Il 1 luglio 2018 la fatturazione elettronica doveva acquisire obbligatorietà per cessioni di benzina o gasolio e per servizi resi alla PA da subappaltatori e subcontraenti. Una proroga “salvava” il settore carburanti, posticipando l’obbligo al 1 gennaio 2019.

Dal 1 settembre 2018 la fattura diventava obbligatoria per il tax free shopping, per acquisto di beni personali da parte di turisti extracomunitari, sopra i 155 euro (Iva inclusa) e da trasportarsi fuori ai limiti UE.

Infine il 1 gennaio 2019 che, come visto, estende l’obbligatorietà della e-fattura ad aziende, professionisti e partite Iva in generale. L’allerta del Garante della Privacy, che nella fattura elettronica ravvisava possibili violazioni nella gestione e nell’accesso di alcune informazioni sensibili, non porta ad una nuova proroga, ma a un opportuno intervento sulla normativa attuale. I prossimi capitoli di questa storia digitale sono ancora tutti da scrivere.

 Come funziona l’e-fattura?

La fatturazione elettronica rende digitale l’equivalente analogico, conferendogli lo stesso valore di legge di quest’ultimo. Perché l’e-fattura possa sostituire in tutto e per tutto il cartaceo, è necessario che abbia una particolare forma e possa seguire uno specifico iter.

Formato XML: La fattura elettronica deve essere prodotta, trasmessa, archiviata e conservata in XML, un linguaggio informatico che permette al sistema di controllo dell’Agenzia delle Entrate di “tradurre” i valori riportati nel documento e verificarne la correttezza.

Iter: Il fornitore del bene o del servizio emette la fattura elettronica, che, oltre ad essere prodotta in XML, deve portare la firma del soggetto trasmittente (può essere anche l’intermediario che, come nel caso di EFFATTA, trasmette il messaggio). A questo punto la fattura arriva al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che verifica il documento e lo smista al destinatario. Allo stesso tempo, lo SdI acquisisce dati utili per la Ragioneria Generale dello Stato e per la stessa Agenzia delle Entrate.

 Perché rendere obbligatoria la fattura digitale?

La domanda sarà apparsa naturale a molti operatori economici e altrettanto semplice deve essere arrivata la risposta: primo obiettivo della digitalizzazione della fattura economica è la riduzione dell’evasione fiscale. La presenza dello SdI tra soggetto trasmittente e destinatario della fattura elimina i documenti falsi e riduce il ricorso alle registrazioni fraudolente o non eseguite da uno dei soggetti. Ciononostante gli obiettivi sono molteplici: riduzione dell’evasione, semplificazione fiscale, velocizzazione della trasmissione dati e possibilità in futuro di automatizzare la compilazione di altri documenti fiscali come CU e 770.