Molti professionisti e freelance, presi alla sprovvista dall’obbligatorietà della fatturazione elettronica, stanno correndo ai ripari, talvolta cercando software gratuiti. Con Effatta è possibile emettere, conservare e ricevere fatture elettroniche gratis per sei mesi, anche dopo aver acquistato il pacchetto base con pagamento annuale equivalente a 2,99 euro al mese. Nonostante il periodo gratis, il nostro software è a pagamento e – nel fare ciò – vogliamo prima di tutto assolvere all’obbligo di chiarezza con il lettore.
Fatto ciò, possiamo osservare comunque e onestamente che, pur nella lodevole bontà dell’intento, i software gratuiti visionati sinora scontano la loro gratuità in termini di servizi offerti. Vediamo in particolare cosa non è possibile fare con la maggior parte dei programmi di fatturazione elettronica gratis.
1. Oscurare i campi inutili
Le fatture elettroniche gratis, compresa quella dell’Agenzia delle Entrate, impongono al lavoratore di sapere già quali campi vanno compilati, non differenziando i template in base alla propria professione. Questo vuol dire che un medico, ad esempio, vedrà anche i campi che interessano il commercialista e dovrà essere sufficientemente istruito in materia per limitarsi solo a ciò che è di propria competenza. Viceversa con Effatta basta chiarire in fase di iscrizione la propria categoria professionale e automaticamente l’utente vedrà esclusivamente le variabili di proprio interesse.
2. Essere semplice
Da quanto suddetto deriva l’assenza, da parte dei software gratuiti, di quella semplicità necessaria allo svolgimento della propria professione in sicurezza ed efficienza.
3. Un software gratis non brandizza l’e-fattura
I programmi di fatturazione elettronica si limitano all’essenziale, e questo di per sé è lodevole, considerata la loro gratuità. Appare dunque scontato che una caratteristica tanto avanzata come quella offerta da Effatta non rientra tra le loro possibilità: poter dare ai propri clienti una piattaforma e un’app di fatturazione elettronica che riporta il nome del proprio studio. Immaginate di essere il responsabile dell’ipotetico studio di commercialisti “Pinco Pallino”: potete dare ai vostri clienti un software che risolve i loro problemi di fatturazione elettronica e brandizzarlo con il nome del vostro studio.
4. Archiviare le fatture
I programmi gratuiti di fatturazione elettronica mediamente non garantiscono la conservazione dei documenti fiscali per il tempo minimo stabilito dalla legge. Questo vuol dire che dovranno essere archiviati su una memoria virtuale personale o sul proprio disco rigido, con tutti i rischi che comporta in termini di smarrimento dei dati. Viceversa un piattaforma a pagamento garantisce l’archiviazione in cloud e in piena sicurezza secondo i termini stabiliti dalla legge.
5. Convertire il classico foglio Excel in e-fattura
Una delle funzioni più avanzate di Effatta è la conversione automatica della fattura redatta in Excel in una fattura elettronica nel formato XML, come stabilito dalla normativa. Si tratta di un modo per venire incontro a chi ha sempre compilato questo documento fiscale con il foglio di calcolo di casa Microsoft e si trova bene così. Non è necessario dover cambiare, né tanto meno affrontare il passaggio all’obbligatorietà della fattura elettronica in maniera traumatica. A meno che non si voglia usare qualche programma gratuito di fatturazione elettronica.