La conservazione è una procedura di importanza primaria nella fatturazione elettronica, tanto da essere diventata una delle variabili fondamentali nella scelta del software dell’e-fattura. Questa locuzione indica infatti la procedura informatica che dà valore legale al documento fiscale, tanto da equipararlo per molti versi all’omologo cartaceo. Se consideriamo che la Legge stabilisce che la fattura va conservata per dieci anni, termine entro il quale è lecito condurre accertamenti fiscali, comprendiamo bene l’importanza che ha assunto la conservazione sostitutiva dei documenti digitali. Oggi distinguiamo la conservazione a norma, assicurata dall’Agenzia delle Entrate, da quella sostitutiva, proposta da soggetti privati. La seconda è necessaria nel momento in cui il contribuente emette un numero elevato di fatture, in virtù delle quali non è sufficiente lo spazio virtuale assicurato dall’AdE.
Detto altrilmenti, l’Agenzia delle Entrate propone agli utenti del proprio software un servizio di conservazione gratuito, che è sicuramente utile, ma che, allo stesso tempo, appare incompleto rispetto a ciò che viene offerto dalla soluzione a pagamento di EFFATTA, ancorché con un’aggiunta di € 0,99 + Iva/mese sull’abbonamento per ogni pacchetto da 200MB (circa 2000 e-fatture attive/passive e relative notifiche). Di seguito vi spieghiamo perché.
1. Conservazione manuale vs automatica
La conservazione dell’Agenzia delle Entrate va fatta manualmente, caricando al massimo blocchi di 10 files e 5 Mb. Viceversa con EFFATTA non è necessario fare l’upload documento per documento, poiché è automatico e massiva.
2. Disponibilità del documento
I documenti caricati attraverso il software dell’Agenzia delle Entrate restano nella disponibilità esclusiva dell’ente anche in caso di contenzioso, mentre con EFFATTA vengono consegnati al proprietario.
3. Cosultabilità
Il professionista che vuole consultare le fatture digitali del passato, può farlo attraverso le credenziali Entratel, utili ad accedere al Cassetto Fiscale. Con EFFATTA i documenti fiscali sono consultabili ogni giorno, a qualsiasi ora e attraverso qualsiasi supporto.
4. Tipologia di documenti
L’Agenzia delle Entrate conserva solo file con estensione XML e non dà alcuna possibilità di immagazzinare alla stesso modo altri documenti collegati alle fatture. Viceversa EFFATTA permette di conservare anche altri documenti (quali contratti e documenti di trasporto) e, soprattutto, redatti anche in altri formati.
5. Assistenza
L’ente pubblico sottoposto alla vigilanza del Mef presta assistenza, ma non è dedicata ed è suscettibile di variazioni nelle tempistiche. Viceversa con EFFATTA l’assistenza è dedicata e realizzata sempre in tempi brevi.
6. Integrazione con gestionali
Se il professionista usa altri gestionali, poter far dialogare gli stessi con quello di fatturazione elettronica può contribuire ad ottimizzare tempi e risorse. Purtroppo tutto ciò non è possibile con il software dell’Agenzia delle Entrate, mentre con EFFATTA l’integrazione è già realtà con i principali CRM e, grazie alle API, è potenzialmente realizzabile un’ulteriore estensione ad altri software.
Sicuramente “A caval donato non si guarda in bocca”, ma è bene anche sapere che con un’aggiunta di € 0,99 + Iva/mese sull’abbonamento si può tagliare il traguardo per primi.
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